Cara menggunakan formulir untuk SDM dan proses internal perusahaan
Komunikasi internal selalu tentang kecepatan dan keteraturan. Ketika seorang karyawan perlu mengirimkan lamaran, mengisi kuesioner, mengatur liburan, atau menyampaikan ide, mereka harus memiliki satu saluran sederhana yang berfungsi dengan akurat. Email hilang, pengirim pesan bingung, dan formulir kertas sudah lama tidak beredar.
Formulir online memecahkan masalah ini.: Mereka menciptakan cara yang terpadu, transparan, dan nyaman bagi karyawan dan tim SDM untuk berinteraksi.
Di mana formulir sangat berguna di dalam perusahaan
1. Aplikasi untuk liburan, perjalanan bisnis, dan ketidakhadiran kerja
Untuk mencegah SDM mengumpulkan data secara manual, karyawan dapat mengirimkan permintaan menggunakan formulir: tanggal, jenis ketidakhadiran, komentar, dokumen terlampir (misalnya, sertifikat medis).
QForm mendukung pengunggahan file besar-hingga 1 GB, yang nyaman untuk dokumen resmi pada pindaian atau foto. Setelah mengirimkannya, HR langsung menerima notifikasi di Telegram atau email. Ini mengurangi waktu pemrosesan dan menghilangkan hilangnya aplikasi.
2. Survei internal: keterlibatan, kondisi kerja, kepuasan proses
Survei seringkali membutuhkan anonimitas dan jawaban yang jujur. Formulir menyelesaikan ini: karyawan mengisinya melalui tautan atau melalui kode QR yang dipasang di stan perusahaan. Tim SDM mendapatkan analitik yang nyaman di mini-CRM: aplikasi diurutkan, difilter, dan Anda dapat meninggalkan komentar tentangnya.
3. Mengumpulkan ide dan inisiatif dari staf
Jika sebuah perusahaan membuat program "Suggest Improvement", form tersebut menjadi format yang ideal. Karyawan mengirimkan ide, melampirkan materi, dan berbagi saran proses.
Departemen SDM dapat bekerja di ruang terpisah tanpa mencampuradukkan permintaan ini dengan permintaan lainnya. Dan melalui webhook, proposal dapat secara otomatis dikirim ke bot Telegram atau sistem di mana ide-ide tersebut dievaluasi lebih lanjut oleh komisi.
4. Aplikasi TI: akses, masalah, permintaan peralatan
Karyawan mengirim permintaan seperti "printer tidak berfungsi", "perlu akses ke sistem","laptop rusak". Formulir mempercepat pekerjaan departemen TI:
- aplikasi dikirim langsung ke messenger;
- Insinyur melihat data yang akurat;
- Anda dapat melampirkan foto kesalahan atau tangkapan layar.;
- dalam mini-CRM, akan lebih mudah untuk mengubah status permintaan (baru - dalam proses - diselesaikan).
5. Formulir untuk adaptasi pemula
Saat orientasi, penting untuk mengumpulkan data dari karyawan baru: peralatan yang diperlukan, preferensi tempat kerja, hak akses, dan dokumen. HR membuat formulir satu kali, dan semua perubahan secara otomatis muncul di portal perusahaan, tanpa keterlibatan pengembang. Karyawan mendapatkan akses melalui tautan, dan kemudian HR melihat semua jawaban dalam akun pribadi yang nyaman.
Mengapa QForm nyaman untuk proses internal
Hak akses dan keamanan data
Sistem ini memungkinkan Anda untuk membedakan hak-hak karyawan: siapa yang melihat aplikasi, siapa yang dapat mengedit, siapa yang hanya memiliki akses ke arahan mereka sendiri. Semua data disimpan di server Rusia, layanan ini sepenuhnya mematuhi 152-FZ.
Integrasi dan otomatisasi
QForm terhubung ke CRM, Trello, chatbots, dan alat perusahaan dan memungkinkan Anda membuat siklus penuh menangani permintaan tanpa tindakan manual.
Bekerja tanpa pengembang
HR mengubah formulir itu sendiri: menambahkan bidang, menghapus pertanyaan, dan mengedit saran. Perubahan diperbarui secara otomatis di mana pun formulir ditempatkan.
Hasil
Formulir bukan hanya tentang situs web dan permintaan pelanggan. Mereka memberikan lebih banyak manfaat dalam komunikasi internal: mereka menyederhanakan proses, menciptakan ketertiban, mempercepat pekerjaan tim SDM, dan mengurangi beban administrator, TI, dan manajer.
QForm memungkinkan Anda menerapkan formulir seperti itu dalam beberapa menit: menempatkannya melalui tautan, melalui kode QR, mengatur pemberitahuan, integrasi, status, dan akses.